Oorzaakanalyse op gedrag en cultuur

Van symptoombestrijding naar structurele oplossing

Een internal auditor beoordeeld o.a. de kwaliteit van de risicobeheersing. Soms blijkt uit de audit dat een maatregel niet effectief is. De auditor geeft aanbevelingen en als er geen weerstand is bij het management, worden de aanbevelingen uitgevoerd. En toch keert bij de volgende audit dezelfde bevinding terug. De maatregel werkt nog steeds niet. Niet omdat mensen onwillig zijn of “het niet wisten”, maar omdat in sommige situaties de echte oorzaak dieper ligt. Vaak ligt die oorzaak dan in motieven van medewerkers die niet stroken met de papieren werkelijkheid, in waarden die botsen en/of in overtuigingen en ongeschreven regels die het dagelijkse handelen sturen. Precies daar begint onze aanpak.

Ferocia biedt een diepgaande oorzaakanalyse op gedrag en cultuur. We kijken voorbij de zichtbare symptomen en onderzoeken waarom de maatregel in de praktijk niet werkt. Door die onderstroom expliciet te maken, ontstaat een ander beeld van de oorzaak en andere acties om het geconstateerd probleem structureel op te lossen. Dat doen we samen met het management en de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de niet werkende beheersmaatregel. Want zij kennen het werk, de context en de signalen die een beheersmaatregel vormgeven.

Wat bedoelen we met gedrag en cultuur?

Gedrag zie je. Het is wat mensen doen en laten, wat ze zeggen, hun reflexen en de routines van het team. Cultuur is het onzichtbare draaiboek dat dit aanstuurt. Het zijn de stille spelregels die we van elkaar overnemen: wat hier normaal is, wat wordt beloond, wat risico heet en wat onbespreekbaar blijft. Je leest cultuur niet in een handboek; je merkt haar bij de koffieautomaat, in de stand-up, aan de bestuurstafel en op de vrijmibo. Je hoort haar in wie het woord pakt, hoeveel tegenspraak past, welke fouten we delen en welke we liever onder het tapijt schuiven.

Van “bijsturen” naar begrijpen waarom het misgaat

Na een reguliere audit volgt vaak een vertrouwd ritueel: auditors geven aanbevelingen, het management neemt de aanbevelingen over, een deel van de aanbevelingen worden ook daadwerkelijk uitgevoerd en het andere deel blijft eindeloos op actielijsten staan waarbij de deadline continu verschoven wordt. Maar wat als uit een vervolg audit (of 2^de lijnscontrole) blijkt dat dezelfde bevinding terugkomt? Dan is er in de meeste gevallen meer aan de hand. Dan speelt er ‘onder water’ iets waardoor oppervlakkige acties of aanbevelingen geen effect meer hebben. Onder water zitten overtuigingen, aannames en (onbewuste) patronen die een sterke invloed hebben hoe mensen handelen. Denk aan de overtuiging dat snelheid altijd voorrang heeft op zorgvuldigheid. Of aan een teamnorm die zegt dat je elkaar in het overleg niet publiek corrigeert. Of aan een beloningsstructuur die “brandjes blussen” meer waarde geeft dan “incidenten voorkomen”. In zo’n context zal het gedrag zich herhalen, hoe goed de maatregel ook is beschreven.

Onze oorzaakanalyse is ontworpen om die onderliggende overtuigingen, aannames en patronen zichtbaar te maken. We reconstrueren waarom het op dat moment logisch voelde om zo te handelen. Welke waarde gaf de doorslag? Welke mentale modellen kleurden het handelen? Welke informele regel maakte de uitzonderingsroute acceptabel? Door die vragen te beantwoorden, verschuift het gesprek van schuld naar inzicht, en van nog meer maatregelen naar de juiste ingreep op het juiste niveau.

Binnen Ferocia hebben we twee type dienstverlening om de oorzaken op gedrag en cultuur in beeld te brengen als beheersmaatregelen blijvend niet effectief zijn.

Hoe gaan we tewerk als je nog geen beeld hebt waar de mogelijke oorzaken liggen op het gebied van gedrag en cultuur?

Een interactieve workshop.

We starten bij de bevinding(en) uit de audit. We organiseren groepsinterviews met de direct betrokken medewerkers en lopen stap voor stap terug naar het beslismoment. Wie was erbij? Welke informatie was beschikbaar? Welke druk speelde? Welke doelen concurreerden? We luisteren naar woorden die veel zeggen, bijvoorbeeld: “even snel”, “voor deze klant maken we een uitzondering”, “zo doen we dat hier”.

In die reconstructie zoeken we naar de onderliggende patronen, waarden en motieven die ten grondslag hebben gelegen aan de handelingen. Bijvoorbeeld het markeren van een change als “spoed”, het aftekenen van een contract zonder tweede paar ogen of het schuiven met bevoegdheden “omdat het nu eenmaal moet”.

De data uit de groepsinterviews worden vervolgens geanalyseerd waarna de patronen van een team of afdeling in beeld worden gebracht. In een zogenaamde validatieworkshop wordt de analyse gedeeld en besproken, waarna de concrete actiepunten opgesteld worden. Deze actiepunten kunnen plaatsvinden op drie niveaus: het herontwerpen van de beheersmaatregel en/of risico, het versterken van gewenst gedrag en het gericht sturen op cultuur (denk aan feedback-rituelen, rolmodellen en teamafspraken).

Hoe gaan we tewerk als je wel een beeld hebt waar de mogelijke oorzaken liggen op het gebied van gedrag en cultuur?

Het IPPA-model

Heb je een duidelijk beeld waar de mogelijke oorzaken liggen op het gebied van gedrag en cultuur? Dan is het IPPA-model van het IIA een zeer effectief en praktisch hulpmiddel de diepere oorzaken te onderzoeken die schuilgaan achter falende beheersmaatregelen of uitblijvende resultaten Denk aan zaken als verantwoordelijkheid nemen, aanspreekcultuur of samenwerking binnen teams.

We starten met het bepalen van de kritieke people-process-combinaties: waar is gedrag cruciaal om een proces goed te laten functioneren? Vervolgens gebruiken we het gedragsrepertoire van IPPA, bestaande uit meer dan 80 gedragsaspecten om scherpe interviewvragen te formuleren. Daarmee krijgen we zicht op wat mensen daadwerkelijk doen, waarom ze dat doen en hoe dat past binnen de cultuur van de organisatie. Daarna analyseren we de data en verbinden deze aan de risico’s en beheersmaatregelen. Ten slotte worden de inzichten vertaald naar concrete en uitvoerbare acties. Deze verbeteractie kunnen ook hier plaatsvinden op drie niveaus: het herontwerpen van de beheersmaatregel en/of risico, het versterken van gewenst gedrag en het gericht sturen op cultuur.

Het mooie is: IPPA biedt structuur zonder star te zijn. Het geeft richting aan het gesprek over gedrag, zonder te vervallen in vage termen. En het maakt soft controls concreet.

Samen met de mensen die het werk doen

Een diepgaande oorzaakanalyse naar gedrag en cultuur kan alleen maar met de direct betrokken medewerkers. Hun overtuigingen, aannames en patronen moeten namelijk inzichtelijk worden gemaakt. Daarom reconstrueren we deze diepgaande oorzaakanalyse niet over mensen, maar met mensen. We maken het veilig om te spreken over overtuigingen en dilemma’s, zonder beschuldigende toon. We laten zien dat gedrag logisch is gegeven de prikkels en verhalen in de organisatie. Daardoor ontstaat eigenaarschap: niet omdat het moet, maar omdat het klopt.

Het effect van samenwerken is tweeledig. We krijgen rijkere data, omdat mensen zich herkennen in wat er werkelijk speelt. En de verbetering vindt sneller plaats, omdat dezelfde mensen die het moeten waarmaken hebben meegedacht over het ontwerp.

Van inzicht naar ingreep die blijft werken

Een goede analyse eindigt met handelingsperspectief. Geen dikke rapporten, wel heldere keuzes. Vaak gaat het om gerichte aanpassingen die samen het gedrag kantelen.

We koppelen afspraken aan concrete beslispunten, niet aan abstracte intenties. We leggen vast wie waarover beslist als waarden botsen, hoe afwijkingen worden gemeld zonder verlies van gezicht, en hoe we leren van incidenten zonder jacht op schuldigen. Zo blijft de maatregel niet alleen op papier overeind, maar ook in de praktijk, juist onder druk.

Wat levert dit concreet op?

Allereerst verdwijnen terugkerende bevindingen. Niet omdat we ze beter formuleren, maar omdat de oorzaak is aangepakt. Beheersmaatregelen gaan doen waarvoor ze ooit zijn ontworpen. De opvolging van auditbevindingen wordt korter en effectiever, omdat maatregelen logisch voelen voor de uitvoering. Incidenten worden eerder en vollediger gemeld, waardoor de leercurve stijgt en het rest-risico daalt.

Daarnaast verbetert de kwaliteit van de dialoog tussen internal audit en de 1^ste lijn. Management en medewerkers spreken dezelfde taal over risico’s en waarden. De geloofwaardigheid richting bestuur, toezichthouder en auditor groeit: je kunt uitleggen hoe gedrag en cultuur bijdragen aan beheersing en hoe je dat zichtbaar maakt in resultaten.

Op langere termijn kan de auditor concrete invulling geven aan haar rol als strategisch adviseur van het bestuur, door de uitkomsten van meerdere diepgaande oorzaakanalyse op gedrag en cultuur in samenhang te analyseren. Dit levert organisatie brede inzichten op waarom we bepaalde zaken juist wel of juist niet weren.

Door de diepgaande oorzaakanalysebouw werk je aan veerkracht. Teams ontwikkelen een gedeelde reflex om spanning te herkennen en vroeg te adresseren. Controls worden eenvoudiger omdat ze aansluiten op de manier waarop mensen werkelijk werken. Dat maakt naleving minder zwaar en betrouwbaarder.

Waarom Ferocia?

Wij verbinden vaktechniek met gedragskunde. We spreken de taal van audit, control, risk en compliance en weten tegelijk hoe je menselijk gedrag duurzaam beïnvloedt. Onze aanpak is nuchter, snel en precies. We brengen de onderstroom naar boven in duidelijke taal, ontwerpen interventies die passen bij de realiteit van jouw organisatie en verankeren ze in ritmes die je al hebt. Geen extra bureaucratie, wel een blijvende verandering in hoe beslissingen worden genomen als het spannend is.

Klaar om van vinken naar veranderen te gaan?

Als uit de audit blijkt dat een beheersmaatregel niet werkt, kun je opnieuw bijsturen en hopen op een beter resultaat. Of je kunt begrijpen waarom de maatregel niet landt en precies dáár ingrijpen waar gedrag en cultuur de koers bepalen. Kies je voor dat laatste, dan helpen wij je graag. Met een diepgaande oorzaakanalyse die motieven, waarden en overtuigingen zichtbaar maakt. Met oplossingen die niet alleen vandaag werken, maar blijven werken. En met een samenwerking waarin de mensen die het moeten doen, het ook willen doen, omdat het klopt!