Soft Controls

In organisaties waar alles op papier goed geregeld lijkt, met strak ingerichte processen, duidelijk vastgelegde verantwoordelijkheden en toegepaste controlemaatregelen, doen zich toch incidenten voor. Denk aan integriteitskwesties, vertrouwensbreuken of zelfs fraude. Hoe kan dat?

Steeds vaker ligt de echte oorzaak niet in de systemen, maar in de cultuur. In de ongeschreven regels. In het gedrag. In wat we noemen: soft controls.

Wat zijn soft controls precies?

Soft controls zijn de informele vaak onzichtbare factoren die gedrag binnen organisaties beïnvloeden. Het gaat om zaken als:

• Psychologische veiligheid: durven mensen zich uit te spreken?

• Leiderschap en voorbeeldgedrag: wat laat het management echt zien?

• Vertrouwen en openheid: is er ruimte voor kwetsbaarheid?

• Normen en waarden: wat vinden we ‘normaal’ gedrag?

• Betrokkenheid en motivatie: waarom doen mensen wat ze doen?

Deze elementen sturen gedrag, vaak sterker dan formele regels of procedures. Ze bepalen of mensen hun verantwoordelijkheid nemen, fouten durven melden, dilemma’s delen en ethisch handelen.

Hard vs. soft: twee zijden van dezelfde munt

Traditionele interne beheersing leunt sterk op hard controls, zoals functiescheiding, autorisatieprotocollen, rapportagestructuren en IT-systemen. Deze zijn namelijk tastbaar, meetbaar en controleerbaar.

Soft controls daarentegen zijn minder grijpbaar, maar wel minstens zo belangrijk. Ze bepalen de effectiviteit van die harde maatregelen. Een autorisatieprocedure is zo sterk als de mate waarin medewerkers bereid zijn zich eraan te houden. En dat gedrag wordt juist gestuurd door soft controls.

Of zoals een ervaren auditor eens zei: “Op papier klopt alles. In de praktijk doet men iets anders.”

Soft en hard controls versterken elkaar, of juist niet. Een organisatiecultuur waarin kleine fouten zwaar worden bestraft, zorgt ervoor dat risico’s niet worden gemeld. Terwijl openheid en vertrouwen het melden van incidenten juist stimuleren. Soft controls vormen dus het fundament van een lerende organisatie.

Waarom soft controls cruciaal zijn voor auditors

De rol van de internal auditor verandert. Waar vroeger vooral werd gekeken naar structuur en processen, komt er nu steeds meer aandacht voor gedrag, cultuur en context.

Soft controls helpen auditors om:

• blinde vlekken te signaleren;

• risico’s realistischer in te schatten;

• aannames over controles te toetsen; en

• betere, effectievere aanbevelingen te formuleren.

Auditen van soft controls vraagt echter een andere aanpak. Geen vinklijstjes, maar nieuwsgierigheid. Geen check op procedures, maar gesprekken over dilemma’s. Geen observaties van cijfers, maar observaties van gedrag. Je onderzoekt niet alleen wat er gebeurt, maar ook waarom het gebeurt.

Hoe onderzoek je soft controls?

Het beoordelen van soft controls is maatwerk. Elk team, elke organisatie en elke context is anders. Ferocia werkt daarom met een aanpak waarin meerdere methoden worden gecombineerd:

• Diagnoses en nulmetingen: een eerste beeld van cultuur en gedrag, via scans of vragenlijsten.

• Interviews en groepsgesprekken: verdiepen op thema’s als integriteit, voorbeeldgedrag en aanspreekcultuur.

• Observaties in de praktijk: meekijken bij vergaderingen of besluitvormingsprocessen.

• Gebruik van beproefde frameworks: zoals het model van Muel Kaptein.

Door deze methoden slim te combineren, ontstaat een realistisch en werkbaar beeld van de soft controls binnen een organisatie. Geen theoretisch model, maar praktische inzichten waar direct mee gewerkt kan worden.

Soft controls in tijden van verandering

De urgentie van soft controls neemt toe. Organisaties opereren steeds vaker in complexe, hybride omgevingen. Werknemers zijn deels thuis, deels op kantoor. Teams werken digitaal samen. De formele controle wordt minder zichtbaar en het belang van vertrouwen en intrinsieke motivatie juist groter.

Tegelijkertijd zien we een toename in externe druk: strengere regelgeving, maatschappelijke verwachtingen rond ESG (Environmental, Social, Governance), en de noodzaak tot transparantie. In deze context is het essentieel dat medewerkers niet alleen ‘doen wat moet’, maar vooral ‘doen wat juist is’. En dat vraagt om sterke soft controls.

Soft controls implementeren: hoe doe je dat?

Soft controls versterken begint bij bewustwording. Veel organisaties herkennen gedragspatronen wel, maar vinden het lastig om ze te benoemen of bespreekbaar te maken. Ferocia ondersteunt organisaties daarom met advies, training en audits op maat. Denk aan:

• Trainingen over ethiek, cultuur en integriteit: wat verstaan we onder voorbeeldgedrag? Hoe spreken we elkaar aan? Wat doen we als we een dilemma tegenkomen?

• Gedragsaudits: geen controle op cijfers, maar op gedragspatronen. Waar zitten de risico’s in houding, communicatie of leiderschap?

• Integratie in risicomanagement en compliance: soft controls als volwaardig onderdeel van het control framework. Niet als ‘extraatje’, maar als strategische pijler.

• Coaching en ondersteuning van leidinggevenden: want gedrag begint aan de top. Managers en teamleiders zijn cruciaal in het versterken van een gezonde cultuur.

Voorbeeld uit de praktijk

Een zorginstelling merkte dat incidenten rondom medicatieveiligheid bleven voorkomen, ondanks goede protocollen en technische ondersteuning. De oorzaak? Medewerkers durfden elkaar niet aan te spreken. Uit gesprekken bleek dat er onvoldoende psychologische veiligheid was. Door met het team te werken aan openheid, vertrouwen en feedbackvaardigheden, nam het aantal incidenten substantieel af, zonder dat er iets aan de procedures werd aangepast.

Het laat zien: soft controls maken het verschil.

Soft controls in jouw organisatie?

De grote vraag is: hoe sterk zijn de soft controls in jouw organisatie?

• Worden risico’s besproken of vermeden?

• Is er ruimte voor feedback, of speelt men op zeker?

• Voelen medewerkers zich verantwoordelijk, of juist gecontroleerd?

• Hebben mensen het lef om afwijkingen te melden?

Als je twijfelt over het antwoord, is dat op zichzelf al waardevol. Want het betekent dat je bereid bent te kijken. En dat is de eerste stap naar verbetering.

Of je nu soft controls wilt onderzoeken, versterken of integreren in je organisatiecultuur, wij helpen je verder!

• Opleidingen en trainingen – op het gebied van soft controls zowel open als inhouse.

• Interim en consultancy – tijdelijke inzet van internal auditors die gespecialiseerd zijn in cultuur en gedrag .

• Werving en selectie – voor het vinden van de juiste auditprofessional die je team permanent komt versterken.