Uitbesteden van audits

Wanneer het slim is, hoe je het regelt en waar je op móét letten

Het uitbesteden van audits klinkt aantrekkelijk: extra capaciteit, specialistische kennis en een frisse blik. Toch is het geen eenvoudige keuze. Zonder duidelijke regie ontstaat al snel ruis, lopen kosten uit de pas of verslapt de aandacht voor opvolging. Wie het goed wil doen, begint bij de vraag waarom uitbesteden waarde toevoegt, bepaalt zorgvuldig wat er extern belegd wordt en borgt de kwaliteit vanaf de eerste opdrachtformulering tot en met de laatste verbeteractie. In dit stuk lees je wanneer uitbesteden wel werkt, welke vormen effectief zijn, hoe je onafhankelijkheid en governance organiseert en hoe je stuurt op resultaat in plaats van op uren.

Waarom zou je audits uitbesteden?

De meest gehoorde reden is schaarste. Teams hebben piekbelasting door reorganisaties, verschuivende behoeften vanuit de opdrachtgever of uitlopende audits, terwijl de jaarplanning gewoon gerealiseerd moet worden. Het uitbesteden van audits helpt dan om het tempo vast te houden zonder concessies te doen aan kwaliteit. Een tweede motief is de behoefte aan specialistische kennis. IT-auditing, cybersecurity, privacy, data-analyse of ESG-audits vragen om ervaring die niet elke interne auditafdeling dagelijks inzet. Door tijdelijk expertise in te kopen, voorkom je dat je team maanden moet investeren in leercurves, terwijl de risico’s nu aandacht vragen. Ook objectiviteit speelt mee. Een externe auditor kijkt met minder bedrijfsblindheid naar processen en durft eerder een ongemakkelijke vraag te stellen. Dat levert scherpere bevindingen op en vaak ook een betere aansluiting op wat bestuur en toezichthouders willen weten.

Belangrijk is dat uitbesteden nooit de verantwoordelijkheid verlegt naar de uitbestedende partij. De regie over de werkwijze, templates, communicatie met de organisatie blijft binnen de internal auditfunctie zelf. De externe partij levert capaciteit, kennis en methodiek; de interne auditfunctie behoudt het stuur, bepaalt de prioriteiten en bewaakt de kwaliteit. Wie dat onderscheid helder houdt, ervaart uitbesteden niet als uit handen geven, maar als een manier om de eigen auditdoelen beter en sneller te realiseren.

Hoe kun je uitbesteden? (de werkbare modellen)

Organisaties kiezen doorgaans uit drie werkvormen.

1. De meest laagdrempelige is projectmatige uitbesteding: één duidelijke opdracht, bijvoorbeeld een IT-audit, een privacyreview of een audit op het inkoopproces. Deze aanpak is ideaal bij piekdrukte of een afgebakende expertisebehoefte.

2. Wie structureel wil versterken, kiest vaak voor co-sourcing. Interne en externe auditors vormen dan één team, hanteren één planning en leveren één rapport. De aanpak combineert continuïteit met kennisoverdracht: interne auditors groeien mee in methodiek en tooling, externe collega’s leren de organisatie sneller doorgronden.

3. Tot slot is er de (deels) uitbestede auditfunctie. Daarbij neemt een externe partij geheel of gedeeltelijk de internal auditfunctie over. De regie blijft bij het bestuur en de uitvoering wordt door de externe partij georganiseerd.

   Wie net begint, doet er goed aan klein te starten. Een afgebakend project maakt zichtbaar wat de samenwerking oplevert en waar de frictie zit. Op basis van die ervaring schaal je eventueel gericht op naar een structureel model.

Governance en onafhankelijkheid: de randvoorwaarden

Een effectieve samenwerking begint met helder eigenaarschap. De directie en de auditcommissie blijven eindverantwoordelijk voor het auditplan en de opvolging van bevindingen. De tweede lijn levert input en deelt risicobeelden. De internal auditfunctie is verantwoordelijk voor uit uitvoeren van relevante, deugdelijke en doelmatige audits.

Leg vast dat de externe partij geen tegenstrijdige werkzaamheden uitvoert. Wie een proces ontwerpt of implementaties begeleidt, kan niet in dezelfde periode datzelfde domein beoordelen op beheersing en effectiviteit.

Toegang en integriteit vragen eveneens aandacht. Externe auditors hebben volledige toegang nodig tot systemen, data en medewerkers. Regel dat vooraf, inclusief geheimhouding, datalocatie, bewaartermijnen en versleuteling. Heldere afspraken maak je niet pas aan het einde van de opdracht of als er iets mis is gegaan, maar direct bij de start van de samenwerking. Regel bijvoorbeeld vooraf hoe de externe partij de haar Quality Assurance organiseert. Denk bijvoorbeeld aan naar de manier waarop dossiers intern worden gereviewd en zorg dat je zelf ook kunt meekijken in werkprogramma’s en dossiervorming. Transparantie is hier geen luxe, maar een basisvoorwaarde voor vertrouwen.

Selectie van je auditpartner: waar let je op?

De beste pitch is een dossier dat spreekt. Vraag niet alleen om mooie slides, maar om geanonimiseerde voorbeeldrapporten, volledig doorlopen werkprogramma’s en zicht op de gebruikte tooling. Past de aanpak bij jouw sector en risicotaal? Sluiten bevindingen aan op root causes in plaats van symptomen? En zijn aanbevelingen concreet genoeg om binnen jouw organisatie te realiseren? Kijk verder dan het cv van de partner: wie staat er daadwerkelijk op de vloer, hoeveel senioriteit is er in het kernteam en hoe is continuïteit geborgd als het druk wordt?

Minstens zo belangrijk is de cultuurfit. Een strakke methodiek is waardevol, maar landt alleen als de toon en het tempo aansluiten bij je organisatie. Dat ontdek je niet in een offerte, maar in de praktijk. Overweeg om bijvoorbeeld een proof-of-concept te organiseren met een echte scope en echte deadlines. Werk samen door alle fasen heen, van intake tot conceptrapport, en evalueer daarna scherp op kwaliteit, tijdigheid, samenwerking en impact.

Contracteren van een externe partij

Een duidelijk contract voorkomt discussies achteraf en versnelt het werk vooraf. Begin met een scherpe doelomschrijving en reikwijdte van de opdracht. Beschrijf processen, locaties, systemen en standaarden en leg vast hoe de auditcharter zich verhoudt tot interne policy’s en wettelijke eisen. Spreek af welke deliverables je krijgt: het auditprogramma, tussentijdse updates, een managementletter, een concept- en eindrapport en de presentatie aan het managementteam of de auditcommissie. Maak afspraken over doorlooptijden per fase, inclusief afhankelijkheden zoals dataleveringen en interviewplanning. Leg kwaliteitscriteria vast, bijvoorbeeld het aantal fouten in de conceptrapportage en de wijze waarop het dossier wordt opgebouwd en bewaard.

Privacy en security vragen om specifieke clausules. Denk aan een verwerkersovereenkomst, dataclassificatie, versleuteling, toegangsbewaking en duidelijke regels over dataretentie en vernietiging. Wie uitbesteden gebruikt om de interne functie te versterken, borgt kennisoverdracht contractueel. Dat kan door co-creatie van normenkaders, overdracht van methodieken, dashboards en gerichte training van het interne team. Neem een helder escalatiemechanisme op, met vaste doorlooptijden en een duidelijke lijn naar het management. En vergeet het einde niet: een exit-plan zorgt dat data worden teruggegeven, openstaande bevindingen worden overgedragen en de auditkalender zonder hapering doorgaat.

Commercieel werkt een vaste prijs vaak het beste bij een goed afgebakende scope. Waar flexibiliteit nodig is, help je jezelf met een strak change-proces: elke wijziging krijgt een beoordeling op risico, impact, planning en kosten, zodat bestuurders bewust kiezen.

KPI’s en SLA’s die sturen op waarde

Uren vertellen weinig. Sturen op waarde begint bij indicatoren die iets zeggen over tijdigheid, kwaliteit, relevantie en effect/impact. Kijk naar het percentage audits dat op planning wordt opgeleverd, naar de doorlooptijd per fase en naar het aantal reviews dat nodig is om het conceptrapport te finaliseren. Meet of aanbevelingen aansluiten bij de kern van het probleem in plaats van bij symptomen. De impact zie je uiteindelijk terug in opvolging: hoe snel worden maatregelen geïmplementeerd en wat is er daadwerkelijk verbetert bij vervolgaudits? Vergeet de samenwerking niet. Een korte vergadering onder proceseigenaren en het interne auditteam geeft inzicht in de kwaliteit van communicatie en kennisoverdracht. Spreek drempelwaarden af en koppel er verbeteracties aan. Als audits structureel te laat zijn, volgt automatisch een gezamenlijke root-cause-analyse en een verbeterplan met concrete acties.

Een praktijkvoorbeeld

Stel: een middelgrote retailer versnelt de digitalisering met een nieuw e-commerceplatform. De interne auditcapaciteit is beperkt en IT-kennis schaars. De auditcommissie kiest voor co-sourcing op twee sporen. IT-gerelateerde audits worden projectmatig uitbesteed, inclusief data-analyse op logbestanden en autorisaties. Tegelijkertijd investeert de organisatie in kennisopbouw: twee interne auditors leren in de praktijk hoe zij IT-normenkaders opstellen en data-extracties uitvoeren. Contractueel zijn vaste prijzen per audit afgesproken, duidelijke KPI’s op tijdigheid en kwaliteit en een minimale acceptatiegraad van aanbevelingen door het management. De rapportage volgt het interne format en elke conceptfase eindigt met een interactieve sessie met proceseigenaren.

Na een half jaar is de doorlooptijd aantoonbaar gedaald en voeren de interne auditors zelfstandig een vervolg-audit uit met hergebruikte methodes. Bevindingen worden sneller opgevolgd omdat de aanbevelingen zijn geschreven in de risicotaal van de organisatie. De auditcommissie besluit de samenwerking uit te breiden naar vendor risk management, maar borgt tegelijk de onafhankelijkheid door advies- en assurance-activiteiten strikt te scheiden.

Het stappenplan, maar dan zonder checklist

Wie verantwoord wil uitbesteden, begint met een scherpe doelstelling. Gaat het om capaciteit, specialistische kennis of versnelling? Koppel dat doel aan de risicogebaseerde auditplanning en kies vervolgens het model dat daarbij past. Een beperkte, afgebakende opdracht is een verstandige start. Laat de markt zien wat zij kan, maar zet je eigen kwaliteitskaders ernaast. Vervolgens leg je afspraken vast in een solide contract, inclusief privacy- en securityclausules, duidelijke doorlooptijden en expliciete kennisoverdracht. Richt governance in met heldere rollen, een strakke escalatielijn en vaste reviewmomenten. Bewaak de scope en maak het opvolgen van aanbevelingen onderdeel van de opdracht. Tot slot evalueer je niet alleen het rapport, maar het hele proces: wat kon sneller, wat kon scherper en welke templates of methodes verdienen een update? Op die manier wordt elke uitbestede audit ook een investering in je eigen functie.

Conclusie: uitbesteden van audits is geen doel, het is een onderbouwde keuze

Uitbesteden van audits werkt wanneer je het gebruikt om je eigen functie te versterken. Houd de regie, kies bewust voor een model dat past bij je doelen en borg onafhankelijkheid en kwaliteit in elke stap. Contracteer op resultaten, niet op inspanning, en schrijf aanbevelingen in de taal van je organisatie. Begin klein, leer snel en schaal op waar het rendeert. Zo vergroot je niet alleen de kwaliteit en snelheid van je audits, maar vooral het lerend vermogen van de organisatie. Wie daar vandaag mee begint, zet morgen al de eerste stap naar aantoonbaar effectievere beheersing.

Vrijblijvend sparren of het uitbesteden van audits is voor jouw organisatie is en zo ja, welke vorm dat het meest passend is?

Neem contact met ons op via telefoon of e-mail, of start direct een chat via het gele tekstbolletje rechtsonder.